OneStream, plateforme unifiée EPM

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OneStream est le bébé de vétérans du marché de l’EPM, alliant finance et technologie :

  • Le fondateur Tom Shea (PDG) a créé UpStream Software – racheté par Hyperion en 2006 et renommé ensuite FDM, pour intégrer ensuite la suite Oracle
  • Le second cofondateur et toujours CTO Bob Powers est l’inventeur et l’architecte original de HFM, Hyperion Financial Management.

 

Ces deux produits, nous les connaissons bien chez Klee Performance, car nous les implémentons depuis désormais 20 ans ; alors si OneStream est un relatif jeune acteur de l’EPM (création en 2009 et lancement en 2011), nous avons saisi le langage commun et ses fondamentaux solides.

OneStream a, sur les dernières années, connu une croissance remarquable en agrandissant sa base de clients de près de 50% chaque année, atteignant 500 clients en 2019 dans le monde entier.

Un nombre croissant de clients, de toute taille, bascule vers OneStream pour remplacer leurs applicatifs EPM éparpillés tels que la suite Hyperion mais aussi SAP BPC ou IBM/Cognos, ainsi que les usages massifs de fichiers Excel ou de solutions Cloud.

Découvrons ensemble les points majeurs de cette solution par ce premier article de présentation des concepts forts et différenciants.

 

Plateforme unifiée

 

OneStream XF ambitionne de redéfinir le marché EPM et de simplifier le processus financier tout en améliorant l'expérience client.

 

En conséquence, OneStream se définit comme une plateforme EPM intelligente en fournissant une plateforme unifiée pour tous les besoins de gestion financière : consolidation financière, rapports financiers, budgétisation et planification, prévisions et analyses.

 

 

 

 

Unification, une belle promesse ?

 

Examinons la pratique actuelle d'EPM : l'entreprise doit traditionnellement prendre en charge des applications EPM fragmentées, distinctes à des fins différentes en raison de l’hétérogénéité de la granularité de l’information :

  • une application pour Financial Consolidation & Reporting, légalement mais tardivement responsable des données du passé.
  •  une application pour Budgeting and Planning, qui voit loin mais s’affranchit des contraintes légales.
  • une autre application pour l'analyse des données, pour bénéficier des look & feel séduisants dernier cri.

 

En conséquence, plusieurs référentiels doivent être pris en compte pour toutes les modifications, plusieurs applications nécessitent une maintenance au même moment, les mêmes évolutions doivent être effectuées plusieurs fois et les données sont susceptibles d'être copiées et déplacées, ce qui conduit à des travaux supplémentaires pour la validation et la réconciliation par des équipes fonctionnelles, sans aucune valeur ajoutée.

 

Cette promesse est ancienne sur le marché de l’EPM, mais OneStream assume son ambition du « tout en un » : l’unification de tous les modules de gestion des performances d'entreprise en un seul logiciel.

 

La dimensionnalité extensible est la clef de cette promesse puissante, car elle permet à OneStream d’accorder les granularités selon les besoins hétérogènes, tout en assurant la communication nativement entre ces besoins.

 

Pour le dire simplement, toute entreprise peut avoir un plan comptable et des dimensions d'entreprise standard, tandis que chaque unité commerciale ou unité de reporting au sein de cette entreprise peut « étendre » ces comptes et dimensions standard pour répondre à leurs besoins spécifiques en matière de rapports réglementaires, de rapports de gestion, de budgétisation, de prévision, planification ou analyse. Des métadonnées uniques seront utilisées pour tous les scénarios (réels, budget / planification, etc.) et à toutes fins (processus financier ou gestion opérationnelle).

 

En conséquence, OneStream élimine toutes les pièces mobiles et rassemble sous un même chapeau tous les cycles financiers. Plus besoin de déplacer, copier, valider ou réconcilier des données entre des applications fragmentées. Plus de métadonnées multiples pour une double maintenance.

 

Nous validons cette promesse, autour de projets ambitieux de mise en œuvre, progressifs mais illimités.

 

Data Quality Management

 

L’héritage de Financial Data Management est également une des clefs pour comprendre un autre fondamental de la plateforme, à travers un focus sur la traçabilité de la donnée au sein de l’outil (et au-delà …)

Sans aucun doute, les données sont la clé de toute solution EPM et elles doivent être gérées de manière appropriée pour garantir une qualité élevée, c'est-à-dire l'exhaustivité, l'exactitude, la cohérence et la validité.

Les données brutes sont fragmentées et proviennent de diverses sources telles que les ERP, les logiciels RH / Ventes et surtout les feuilles Excel avec saisie manuelle et autres ajustements.

 

 

                                                                   

Figure 2 : OneStream FX Workflow (source : https://www.onestreamsoftware.com)

 

OneStream se prévaut de l’amélioration de la confiance et la fiabilité du processus de données grâce à trois piliers au sein même de la philosophie de l’outil :

 

  • Intégration simplifiée des données : une intégration directe à tout système GL / ERP ouvert, y compris Oracle, SAP et Microsoft Dynamics, est disponible, avec de puissants connecteurs d'intégration prédéfinis avec des capacités d'exploration. La fonction de zoom avant permet aux utilisateurs de descendre au niveau détaillé des données, même pour rechercher des données telles que les transactions GL. Par quelques clics simples, les utilisateurs peuvent voir toutes les couches sous-jacentes derrière un chiffre forfaitaire. C’est le « drill anywhere ». C’est assez puissant à l’usage !

 

  • Intégrité des données : le workflow de OneStream permet de suivre et de rationaliser l'ensemble du processus métier (du chargement des données au reporting). Les validations et confirmations avant et après le chargement des données offrent une confiance totale dans le processus de certification formelle systématique. Plus classique, « legacy » mais indispensable dans le contexte de la consolidation statutaire de plus en plus normée.

 

  • En enfin, la transparence : les pistes d'audit pour les données, les métadonnées et les modifications de processus sont explicitées dans des rapports embarqués, pour une traçabilité exhaustive des actions de tout utilisateur comme administrateur.

 

 

Data Analytics : Faire du “beau” avec ses données Finance

 

La finance n'est plus une fonction orientée vers le passé et la mesure normée de la performance. Au lieu de cela, les équipes financières modernes sont étroitement intégrées à la gestion de première ligne pour aider les départements des ventes, du marketing et des opérations à poser, analyser et répondre à des questions importantes pour l'entreprise opérationnellement. Cela conduit à une forte demande d'accès à une source de données opportune, précise et complète.

Grâce à l'unification, OneStream XF permet aux utilisateurs d'accéder à toutes les données dont ils ont besoin en une seule source de vérité en un seul endroit, qu'ils travaillent sur des processus de planification opérationnelle ou financière. Ensuite, des rapports et des tableaux de bord fondamentaux sont disponibles pour les rapports financiers ou les présentations.

Que se passe-t-il si le directeur financier mais également tout utilisateur souhaite utiliser des données à un niveau supérieur, par exemple pour l'analyse ou la visualisation ?

La réponse est que la plupart des entreprises envisagent des outils de BI indépendants tels que Tableau, PowerBI, etc. pour regrouper toutes les données de différentes sources ERP / EPM.

Mais encore une fois, cela entraîne une réplication supplémentaire des données entre les applications, la synchronisation des données serait en retard, la maintenance sera en double et la sécurité de l'accès aux données est également un fardeau.

 

 

 

 

Elément clef de la promesse d’unification, OneStream XF intègre à partir de la version 5.2 (sortie fin 2019) une solution de BI digne des standards du marché : avec des tableaux de bord puissants et des capacités de visualisation des données pour donner vie aux données avec des tableaux, graphiques et rapports interactifs.

Un glisser-déposer rapide en mode « ad-hoc » est disponible pour créer un tableau de bord interactif et libre-service, permettant aux partenaires financiers et commerciaux de tirer des informations rapidement visuelles pour l’aide à la décision par la constitution de « cockpit » : Le désormais classique « waterfall » est là, avec fonction drill intégrée.

 

 

Figure 4 : OneStream FX Dashboard  (source : https://www.onestreamsoftware.com)

 

Un portefeuille applicatif dynamique

 

Dernier point, l’écosystème OneStream se structure dans sa dimension internationale, et est fédéré par la place de marché « MarketPlace » profondément ouverte et diversifiée.

Actuellement, MarketPlace propose aux utilisateurs plus de 50 applications à télécharger, à configurer et à déployer sur leur propre plate-forme OneStream, et le nombre d'applications continue d'augmenter.

Il s'agit de modules prédéfinis supplémentaires que les utilisateurs peuvent intégrer et utiliser immédiatement, notamment : rapprochements de comptes, provisionnement des taxes, service d'assistance interne, surveillance des applications et planification des personnes / espèces / ventes,  préparamétrage consolidation en norme IFRS  ou suivi de la masse salariale.

 

Cette Marketplace est le symbole du dynamisme de l’outil et de son ambition tout azimut pour répondre aux besoins.